Door: Sybella Koot-Roza

Waar ik als Marketing Queen ook kom; de muren op elke marketing afdeling hangen vol met post-its.  To-do’s, backlogs, spintplanningen, outputs en  burn down charts. De Agile terminologie vliegt je om de oren.

Ik hoor marketers zeggen: “Wij hebben geen afdelingen meer; we zitten in scrum teams” of “Ik ben geen marktmanager meer, maar fulltime scrum leader”.

Wat gebeurt hier? Is het een marketing rage? Is het een bevlieging? Of is het werkelijk een meer effectieve manier van samenwerking?

In deze blog meer over de WHY, de WHAT en de HOW van Agile werken. Maar ook over de top 10 valkuilen waar organisaties tegenaan lopen.

4 redenen waarom organisaties starten met Agile werken (WHY)

Organisaties starten met Agile werken om de volgende redenen:

• time-to-market van hun diensten is te lang
• de productiviteit moet omhoog
• de afdelingen uit de organisatie wil men beter op elkaar afstemmen
• het werkplezier en de teammotivatie verbeteren

De meeste motieven zijn dus waarde- of productiviteit gedreven.

Het ABC van Agile werken ? (WHAT)

Agile staat voor vlug en lenig. Agile staat voor: hoe soepel en snel bedrijven kunnen inspelen op onvoorspelbare veranderingen en klantwensen, zonder daarbij te hoge kosten te genereren.

Agile is de overkoepelende naam voor flexibele technieken van projectmanagement (waaronder scrum), waarbij een project/dienst/product binnen een vastgesteld budget en vooraf vastgestelde periode wordt opgeleverd.

Kenmerken van Agile werken:

• mensen & interactie gaan boven processen & tools;
• de leden van een scrum team zitten in één ruimte;
• samenwerking met de klant gaat boven zakelijke onderhandeling
• een werkend product gaat boven allesomvattende documentatie en plannen;
• inspelen op verandering is key ten opzichte van het strak volgen van een plan;
• er wordt gewerkt met verschillende teamrollen, zoals product owner, scrum master of team member;
• er wordt gewerkt met verschillende deliverables  gedurende het Agile proces, zoals  product backlogs (som is totale scope van het project),  sprint backlogs.

Sprinten met scrum (HOW)

Scrummen is niet alleen weggelegd voor rugby spelers, maar juist ook voor marketers. Scrum  is een manier van Agile werken.

Bij scrum wordt een project opgedeeld in korte ‘sprints’ waarin steeds samen met de klant wordt gewerkt aan een concreet resultaat.

Een sprint duurt tussen 2 en 4 weken waarbij gewerkt wordt aan verschillende user stories (klantbehoeften verteld vanuit een verhaal). Door een story wordt duidelijk waarom een bepaalde feature ontwikkeld zou moeten worden.

Een voorbeeld van een  project waarbij NIET Agile is gewerkt is het project om de metro NoordZuidlijn in Amsterdam aan te leggen. Hier is men gaan bouwen op basis van specificaties en zijn de Agile randvoorwaarden tijd en budget hevig overschreden. Volgens de oorspronkelijke plannen zou de Noord/Zuidlijn in 2011 klaar zijn en 1,46 miljard euro kosten. Door tegenvallers is de opleverdatum inmiddels verschoven naar op zijn vroegst 2017 en zijn de kosten gestegen tot ruim 3,1 miljard euro

.

Bij Agile werken is het juist de bedoeling dat de factoren tijd en geld vast staan en dat alleen de deliverable variabel is. Binnen het vooraf vastgesteld budget en tijd worden de deliverables ingedeeld in Need-to-have’s, Nice-to-have’s  en de Not (Now)’s, waarbij een verhouding van 60:20:20 wenselijk is.

Top 10 valkuilen bij Agile werken

Marketing Queens heeft al veel ervaring opgedaan met verschillende organisaties die allemaal weer op een andere manier bezig zijn met Agile werken.  Alle organisaties lopen tegen problemen aan, waarvan andere organisaties weer kunnen leren.

Daarom hebben wij de top 10 valkuilen (in willekeurige volgorde) genoteerd die wij als Marketing Queens zijn tegengekomen bij Agile werken:

1. Teammembers zijn niet dedicated aan het werk voor een scrumteam
2. Geen seperate vaste scrum ruimte beschikbaar
3. Scrum master niet deskundig genoeg
4. Geen gemeenschappelijke KPI’s
5. Rollen en verantwoordelijkheden onvoldoende vastgelegd en gecommuniceerd
6. Definitie van ‘DONE’ niet helder
7. Output is niet hetzelfde als Outcome
8. Onvoldoende begrip van de WHY
9. Niet nagedacht over samenwerking met niet-scrum teams
10. Organisatie niet volwassen genoeg (MT leden kunnen niet loslaten; teammembers pakken verantwoordelijkheid niet)

Is Agile werken dan wel  succesvol? (hot or not)

De meeste organisaties willen niet meer terug, als ze eenmaal met Agile zijn begonnen. Bij een afdeling van de SNS Bank is de tevredenheid van de medewerkers, de time-to-market en de productiviteit zodanig verhoogd dat ze het naar andere afdelingen gaan uitrollen. Transformatie vraagt echter wel een investering;  in aansturing van teams, in samenwerking binnen teams en met andere afdelingen, maar ook in output op de korte termijn (leereffect).

Belangrijk is dat Agile werken structureel wordt  toegepast, dat er sprake is van end-to-end teams, waarbij de organisatiestructuur en –cultuur zich heeft aangepast aan deze nieuwe manier van werken. Want starten met scrum met een aantal teams betekent een grote impact op de organisatie.

Marketing Queens raadt organisaties dan ook aan om altijd met een (externe) Agile coach te werken, zodat jouw team goed begeleid wordt in het vormgeven van Agile werken. Een goede start met de juiste ingevulde randvoorwaarden vergroot de kans op succes!

Heb jij ook ervaringen met Agile werken die je zou willen delen, reageer op deze blog of mail ons dan op info@marketing-queens.nl